Integritetspolicy för arbetssökande

Detta är en översättning. Vid eventuella avvikelser gäller den finska versionen.

Uppdaterad 27.04.2026

Denna integritetspolicy beskriver de principer enligt vilka PlanVera Oy (”PlanVera”) behandlar den registrerades personuppgifter under rekryteringsprocessen. Syftet med integritetspolicyn är att ge den registrerade information om bland annat vilka personuppgifter som samlas in, för vilka ändamål och i vilken omfattning de personer som deltar i behandlingen och eventuella intressenter kan behandla personuppgifterna.

1. Personuppgiftsansvarig och kontakt

PlanVera Oy
FO-nummer: 3551505-5
Kehäkatu 35, 70600 Kuopio, Finland

I alla frågor som gäller behandlingen av personuppgifter och vid utövandet av sina rättigheter ska den registrerade kontakta den personuppgiftsansvarige skriftligen genom att skicka e-post till kundtjänsten på adressen privacy@planvera.io

2. Registrets namn

Rekrytering

3. Rättslig grund och ändamål för behandlingen av personuppgifter

De personuppgifter som PlanVera samlar in i rekryteringsprocessen behandlas för rekryteringsändamål. Behandlingen av personuppgifter grundar sig då på PlanVeras berättigade intresse av att behandla inkomna ansökningar och utreda den sökandes lämplighet för den sökta tjänsten, på den registrerades eget samtycke eller på lagstiftning som förpliktar PlanVera.
PlanVeras berättigade intresse kan till exempel vara att utreda den sökandes utbildning, kompetens och arbetserfarenhet eller lämplighet för en lediganslagen tjänst. Om en sökande i rekryteringsprocessen inte vill lämna ut de begärda uppgifterna kan rekryteringsprocessen eventuellt inte fortsätta. Utlämnandet av vissa personuppgifter är således nödvändigt för att kunna delta i rekryteringen.
Personuppgifter kan behandlas i olika skeden av rekryteringsprocessen, till exempel vid behandlingen av arbetsansökningar, i intervjuskedet samt vid en eventuell lämplighetsbedömning. Öppna ansökningar behandlas för att identifiera potentiella sökande till lediga eller kommande tjänster.

4. Personuppgifter som behandlas

PlanVera kan behandla följande personuppgifter vid rekrytering:

För- och efternamn
Födelsedatum
Telefonnummer
Adress
E-postadress
Arbetserfarenhet och annan kompetens
Utbildning och/eller andra kvalifikationer
Uppgifter som gäller person- och lämplighetstester, t.ex. den registrerades svar och bedömningsresultat
Arbetsansökan samt andra bilagor eller uppgifter som kandidaten själv har lämnat
Anteckningar från anställningsintervjuer eller till exempel e-postkommunikation under rekryteringsprocessen
Uppgifter som samlats in med hjälp av cookies eller andra motsvarande tekniker i rekryteringssystemet eller på webbplatsen (IP-adress, cookieuppgifter)
Kreditupplysningar om tjänstens art så kräver och lagstiftningen tillåter behandling av sådana uppgifter för att utreda kandidatens tillförlitlighet (betydande ekonomiskt ansvar eller förtroendeuppdrag).

Uppgifterna samlas i första hand in från den sökande själv. Dessutom kan uppgifter, beroende på situationen, samlas in på grundval av PlanVeras berättigade intresse, rättsliga förpliktelser eller den sökandes samtycke från andra godkända källor, såsom myndigheter, eventuella referenspersoner eller till exempel den aktör som genomför lämplighetsbedömningen samt från offentliga webbplatser som den sökande har länkat till i sin ansökan (såsom LinkedIn). Om personen rekryteras till tjänsten kan även andra uppgifter än de ovan nämnda samlas in för att PlanVera ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter som arbetsgivare.

5. Säkerheten i behandlingen och principer för skydd

Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att lagrade uppgifter behandlas i enlighet med god informationssäkerhetspraxis och den personuppgiftsansvariges anvisningar.

De system som PlanVera använder vid rekrytering är webbläsarbaserade och har ändamålsenliga tekniska skyddsmekanismer samt behovsbaserat begränsad åtkomstkontroll. Uppgifter som samlas in vid rekrytering behandlas i regel i elektronisk form i systemen och eventuella pappersutskrifter förvaras i låsta utrymmen. Den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter instrueras och utbildas i behandling av personuppgifter.

6. Mottagare som behandlar personuppgifter samt regelbundna utlämnanden och överföringar utanför EU eller EES

I rekryteringsprocessen behandlas den sökandes personuppgifter av rekryterande chefer samt av de representanter för PlanVeras personaladministration som deltar i rekryteringen till den aktuella tjänsten.

Om till exempel lämplighetsbedömning eller lämplighetstester används för tjänsten kan kandidatens uppgifter med samtycke även lämnas ut till tjänsteleverantörer som PlanVera har valt. PlanVera lämnar i regel inte ut uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES kan dock förekomma till exempel om en person som deltar i den personuppgiftsansvariges rekrytering befinner sig utanför EU eller EES.

7. Användning av artificiell intelligens

PlanVera kan använda artificiell intelligens i det inledande skedet av behandlingen av ansökningar. Därefter går en människa igenom ansökningarna och beslutar om ansökan går vidare till nästa skede i rekryteringsprocessen. Artificiell intelligens fattar inga rekryteringsbeslut.

Om artificiell intelligens används vid rekryteringen ombeds den sökande i samband med ansökan att ge sitt samtycke till detta. Som sökande kan du också välja att inte delta i den AI-assisterade processen, varvid din ansökan i sin helhet behandlas med traditionella metoder av de personer som ansvarar för rekryteringen. Valet påverkar inte den sökandes möjligheter att få anställning hos PlanVera negativt.

8. Lagringstider

PlanVera lagrar personuppgifter som samlats in vid rekrytering i regel i 12 månader från det att rekryteringsbeslutet fattades, om inte radering av uppgifterna begärs tidigare. Vi lagrar dock uppgifterna längre om det är nödvändigt för att utreda eller försvara sig mot eventuella rättsliga anspråk i anslutning till rekryteringsprocessen. Uppgifterna kan behandlas ännu längre till exempel om den registrerade har valts till anställd eller vikarie i organisationen. Uppgifterna i anslutning till rekryteringen överförs då till personaladministrationens material och lagras under anställningsförhållandet och därefter under den tid som krävs enligt lag (t.ex. bokföringslagen, arbetsavtalslagen). Öppna ansökningar sparas i ett år från det att ansökan lämnades in, om inte den arbetssökande begär att uppgifterna raderas tidigare.

9. Den registrerades rättigheter

Om inte annat följer av dataskyddslagstiftningen har den registrerade:

Rätt till tillgång (rätt att få tillgång till personuppgifter)

Den registrerade har rätt att få veta om hans eller hennes personuppgifter behandlas eller inte, och vilka personuppgifter om honom eller henne som har lagrats.

Rätt till rättelse

Den registrerade har rätt att kräva att felaktiga, oriktiga eller ofullständiga personuppgifter som rör honom eller henne rättas eller kompletteras utan onödigt dröjsmål. Dessutom har personen rätt att kräva att onödiga personuppgifter raderas.

Rätt till radering

Den registrerade har rätt att begära radering av personuppgifter som rör honom eller henne om

a. personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in;
b. den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen; eller
c. personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har i vissa situationer rätt att begära att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter begränsas till dess att uppgifterna har kontrollerats och rättats eller kompletterats på behörigt sätt.

Den registrerade har rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne om

a. den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet;
b. behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning; eller
c. den personuppgiftsansvarige inte längre behöver personuppgifterna för de ursprungliga ändamålen med behandlingen, men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt att göra invändningar

Den registrerade har i vissa situationer rätt att, av skäl som hänför sig till hans eller hennes särskilda situation, när som helst invända mot behandlingen av sina personuppgifter.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har i vissa situationer rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och rätt att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att lämna klagomål till en tillsynsmyndighet

Den registrerade har dessutom rätt att lämna klagomål till den nationella tillsynsmyndigheten, Dataombudsmannens byrå (tietosuojavaltuutetun toimisto) i Finland. Dataombudsmannens webbplats finns på www.tietosuoja.fi.

10. Ändringar i integritetspolicyn

Den personuppgiftsansvarige utvecklar kontinuerligt sin verksamhet och kan därför vid behov behöva ändra och uppdatera sin integritetspolicy. Ändringarna kan också grunda sig på ändringar i dataskyddslagstiftningen.
Om ändringarna innebär nya ändamål för behandlingen av personuppgifter eller annars är betydande, begär den personuppgiftsansvarige vid behov samtycke.